Bénévoles triathlon Ile Charlemagne 2023

Bonjour tout le monde,

Nous avons attaqué la préparation de notre triathlon qui aura lieu cette année le 13 et 14 Mai 2023 à l'île Charlemagne.

Grosse nouveauté cette année avec un événement sur deux jours avec les différentes courses sur deux jours.

Et qui dit triathlon dit bénévoles, sans cette organisation, nous n’avons plus de rentrées d’argent, qui servent entre autres, à payer nos entraîneurs, l’école de triathlon, notre camion et remorque, les entretiens, les assurances, les créneaux natations, remises sur les stages, remises sur tenues, les cadeaux aux bénévoles lors des orgas, etc…(la liste est longue).


Nous avons besoin d’un maximum de monde sur les deux jours, alors pourquoi pas venir avec de la famille ou des amis. Pour ceux qui étaient là au triathlon l’année dernière ou encore au Run and Bike cette année vous avez pu voir que c’est l’occasion de passer un bon moment autour d’une passion commune.

Nous avons conscience que cela demande un peu de votre temps mais sans vous, nous ne pourrons pas y arriver.


Je vous fais suivre un lien Form (sondage Google) où je vous demande de me donner vos disponibilités sur le week-end (Samedi matin pour le montage de l'organisation, Samedi après-midi et le Dimanche pour les différents triathlons ainsi que le rangement d'après course).

Pour ce sondage je vous demande d'y répondre assez rapidement car derrière vos réponses il y a une réelle organisation.
Mettez svp votre NOM , PRENOM et numéro de téléphone (pas de pseudo car pour vous retrouver ce n’est pas facile ).

C'est parti pour le vote:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeFlhqu8XW5iOjCabe1j49PxjtBFZ6QLwbcYluh1xg9YAw1ZA/viewform?usp=sf_link

Je vous remercie d'avance pour vos réponses et n'hésitez pas à m'appeler si vous avez besoin d'informations supplémentaires au 06.29.26.88.91.

Florent

Bonjour à tous,

Nous sommes à 2 mois du triathlon, certains licenciés et parents de licencies ne nous ont pas encore fait de retour sur le sondage de Flo.
J'ai envoyé hier un mail de rappel aux personnes concernées, pensez à regarder votre boite mail ! Merci

le lien

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeFlhqu8XW5iOjCabe1j49PxjtBFZ6QLwbcYluh1xg9YAw1ZA/viewform?usp=sf_link

cycy

Hello,

Pour reprendre le message de Nathalie sur le Whatsapp du coup et afin que que notre tri ait lieu dans de bonnes conditions, nous avons besoin d un photographe amateur, un pilote de drone , MAIS aussi un camion frigorifique, une remorque, une camionnette ( si vous avez connaissance de quelqu'un qui peut les prêter pour le week ou louer, à savoir que les super u de Neuville et Loury pas la peine d essayer) donc si vous avez des loueurs par chez vous ce serait sympa de nous passer l info .

Ensuite on va rerelancer ce soir ou demain soir les personnes qui n ont pas répondu au sondage, ce serait bien que les retardataires cliquent avant nous svp .

Et enfin nous sommes vraiment vraiment en manque de benevoles, nous avons projet avec Flo de relancer les personnes absentes tout le week-end sans avoir donné de remplaçant savoir s ils peuvent au moins trouver quelqu un ou être présent le dimanche après midi pour la course du M . Coach Théo, président, Nath si vous pouvez relayer sur les bulles des parents de licenciés .

Merci à tous ! Cycy et Flo

Bonjour à tous,


Petit point sur notre organisation du triathlon de l’île Charlemagne qui aura lieu le 13 et 14 Mai 2023.

Avant de vous parler du programme du week-end, au nom du comité d’organisation nous tenons à remercier toutes les personnes qui ont répondu présent pour cet événement car ce n’est pas une nouvelle si nous vous disons que sans bénévoles il n’y a pas de triathlon.

A ce jour nous n’avons pas encore fini les affectations de poste avec Cyrielle car nous attendons encore la réponse de certains licenciés,vous aurez donc des nouvelles sur votre affectation d’ici quelques semaines.

Actuellement, une centaine de personnes ont répondu,réparties sur les deux jours, et il nous manque encore une trentaine de bénévoles dimanche après-midi pour pouvoir assurer sereinement la course du format M ( n'hésitez pas à en parler autour de vous pour trouver d'autres bénévoles qui seraient disponibles de 13 h 30 à 18 h 30/19 h le dimanche).

Pour les horaires :

->Le samedi 13 Mai :- on se donne rdv à7h30 sur place pour un café/croissant.

-Vers 8H briefing pour vous présenter physiquement les responsables des différents postes et consignes pour la journée. -Pendant le montage vous pourrez vous présenter à la tente bénévole pour récupérer :                  1) Votre affectation lors des épreuves (normalement vous devriez déjà savoir votre poste, c’est juste une confirmation).
                  2) Votre matériel « bénévole » (Seulement Cyrielle et moi sommes en mesure de vous le donner) avec le ticket repas pour le casse-croûte et le cadeau bénévole.
-Jusqu’à 10H/11H montage du village, buvette, balisage, etc… 

-A la fin des courses (vers 15H30), rangement et début de la préparation du site pour le lendemain.

-Vers 17 H pour ceux qui le souhaite il y aura une séance d'entraînement préparée par Théophile (natation et course à pied) suivi d’un apéro/barbecue en mode détente/potes/bières . 


->Dimanche 14 Mai :

-rdv sur place à 9hpour un café/croissant et un briefing vers 9H15/30 pour vous présenter physiquement les responsables des différents postes et consignes pour la journée.

- on termine les dernières finitions de montage et de vérification.

Pendant les derniers préparatifs vous pourrez vous présenter à la tente bénévole pour récupérer :

               1) Votre affectation lors des épreuves (normalement vous devriez déjà savoir votre poste, c’est juste une confirmation).              
2) Votre matériel « bénévole » (Seulement Cyrielle et moi sommes en mesure de vous le donner) avec le ticket repas pour le casse-croûte et le cadeau bénévole.


Pour le contenu de votre journée, vos responsables de secteurs vous enverront un mail qui fera office de « premier briefing » sur votre job du jour.



Pour la fin de journée, on reste jusqu'à la fin du démontage du site. On doit rendre le site propre pour le lundi matin, et donc tout doit être nickel lorsque nous partons. Nous prendrons notre dernier apéro du week-end ensemble sur la fin du rangement .

En attendant allez faire un petit tour sur le site internet, histoire de se remettre en tête les parcours, les départs, etc... https://oasfastriathlon.fr/triathlon/


Nous reviendrons vers vous un peu plus tard pour plus de détails, en attendant,le comité d’organisation est à pied d’œuvre pour faire de cet évènement une réussite comme chaque année et ça grâce à vous !!!! 
Enfin vous trouverez en PJ le fichier Excel qui résume le planning du week-end.  

Cycy et Florent

bonsoir, suite a quelques sollicitations je vous informe que tous les bénévoles qui ont répondu présent pour notre triathlon du 13 et 14 Mai on bien été affecté à un ou plusieurs poste. Vous recevrez prochainement un mail de votre responsable de poste pour vous confirmer vous affectation et pour vous en dire plus sur ce que vous aurez à faire. Fin de semaine prochaine je vous renverrai également un mail pour vous rappeler les horaires avec quelques informations utiles.

Bonne soirée

Bonjour à tous,


Nous sommes à 9 jours de notre triathlon de l’île Charlemagne qui aura lieu le 13 et 14 Mai 2023.

Encore merci pour avoir répondu présent pour cet événement car ce n’est pas une nouvelle si nous vous disons que sans bénévoles il n’y a pas de triathlon.

D’ailleurs je compte sur vous pour honorer votre présence conformément à votre vote du Doodle car le week-end est calé en fonction de vos retours.


A ce jour nous avons fini les affectations de poste avec Cyrielle, vos responsables de poste ont eu vos coordonnées pour vous passer les consignes sur les journées où vous vous êtes engagés.

Si vous n’avez pas encore reçu de mail de votre responsable de poste pas de panique vous aurez des infos d’ici peu J.Si pas de retour d’ici Dimanche revenez vers moi (pensez à regarder vos spam au cas où).

Ne soyez pas surpris si vous recevez deux mails sur deux postes différents car certains d’entre vous ont été affectés sur différents postes (deux maximum et ce sera largement possible).


Durant le week-end vous aurez possibilité de mettre en vente vos vêtements de sport ou matériel de triathlon au village. Ce sera Vanou (responsable village) qui s’occupera de cela. Il vous suffira juste de faire une étiquette avec votre prix et pour tout ce qui est des vêtements il faudra prévoir le cintre qui va avec.

Et bonne nouvelle Vanou ne prendra pas de com sur ce qui est vendu J.


Pour les pâtissiers en herbe vos gâteaux ou crêpes seront la bienvenue et les ventes de ceux-ci seront des fonds en plus pour le fonctionnement du club.



Ci-dessous les informations sur le déroulement du week-end :



Pour les horaires :

->Le samedi 13 Mai :

- on se donne rdv à 7h30 sur place pour un café/croissant.

-Vers 8H briefing pour vous présenter physiquement les responsables des différents postes et consignes pour la journée.



-Pendant le montage vous pourrez vous présenter à la tente bénévole pour récupérer :

Votre affectation lors des épreuves (normalement vous devriez déjà savoir votre poste, c’est juste une confirmation).


Votre matériel « bénévole » (Seulement Cyrielle et moi sommes en mesure de vous le donner) avec le ticket repas pour le casse-croûte et le cadeau bénévole.

-Jusqu’à 10H/11H montage du village, buvette, balisage, etc…



-En ce qui concerne les horaires des courses :


image.png




-A la fin des courses (vers 15H30), rangement et début de la préparation du site pour le lendemain.



-Vers 17 H pour ceux qui le souhaite il y aura une séance d'entraînement préparée par Théophile (natation et course à pied) suivi d’un apéro/barbecue en mode détente/potes/bières.

( --> Pensez à prendre votre combi de natation et vos baskets de running ).



->Dimanche 14 Mai :

-rdv sur place à 9h pour un café/croissant et un briefing vers 9H15/30 pour vous présenter physiquement les responsables des différents postes et consignes pour la journée.

- on termine les dernières finitions de montage et de vérifications.

Pendant les derniers préparatifs vous pourrez vous présenter à la tente bénévole pour récupérer :

Votre affectation lors des épreuves (normalement vous devriez déjà savoir votre poste, c’est juste une confirmation).
Votre matériel « bénévole » (Seulement Cyrielle et moi sommes en mesure de vous le donner) avec le ticket repas pour le casse-croûte et le cadeau bénévole.


-Programme du Dimanche :


image.png



Pour la fin de journée, on reste jusqu'à la fin du démontage du site. On doit rendre le site propre pour le lundi matin, et donc tout doit être nickel lorsque nous partons.



Nous prendrons notre dernier apéro du week-end ensemble sur la fin du rangement.



En attendant allez faire un petit tour sur le site internet, histoire de se remettre en tête les parcours, les départs, etc... https://oasfastriathlon.fr/triathlon/


Dress code pour tous : Vêtements rouge ou aux couleurs du club si vous avez et munissez-vous de votre gilet jaune pour qu’on puisse facilement vous identifier comme bénévole si vous sortez su site.

N’oubliez pas d’être vecteur de la bonne humeur, pour nos visiteurs il est très important qu’ils aient en face d’eux des bénévoles avec le smile Wink.





Cycy et Florent

Bonjour,

Y'a un truc pour les bénévoles du tri 2024 ? ou c'est sur WhatApp...

Et c'est quoi les dates, le samedi, le dimanche, le lundi, les 3 ?

Pour l'instant nous sommes sur l'orga du B&R

les infos pour le tri ? rendez vous sur : https://oasfastriathlon.fr/

Sinon pour poster des discussions concernant le tri 2024 il faut créer une discussion "triathlon 2024"

Merci Pascal