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 Récapitulatif organisation et déroulement

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Jief T.
Mega tchatcheur


Nombre de messages : 1698
Date d'inscription : 04/02/2005

MessageSujet: Récapitulatif organisation et déroulement   Jeu 5 Mai - 17:11

Tout d'abord, premier rappel: Chacun de nous recevra par Mathieu son affectation d'ici une petite semaine, donc si votre nom n'apparait pas, c'est normal, un peu de patience.
Deuxième rappel, pour les retardataires: on ne s'inscrit pas sur ce post, même pour les tâches ci-dessous, mais sur "bénévoles triathlon", sinon on va tout mélanger!!!
Troisième rappel: Sauf pour les nouveaux licenciés, on ne peut participer à une course que si on fournit un remplaçant à l'organisation poste pour poste. Sinon, comme dit Phil: Pas de bras, pas de chocolat!

Il manque une bonne vingtaine de personnes. (ravitos et inscriptions, mais les postes vélo et CàP sont aussi insuffisamment pourvus à ce jour.)


Responsables de secteurs :
Yann : Vendredi : Transport de 100 barrières en 2 voyages. Camion OK.  1er RdV à Dampierre : 13h30 (+ 3 personnes : Phil, François, Polo, si covoiturage possible entre François et Polo ?), Fermeture locaux à 16h.  Samedi : Marquage circuit vélo avec Jief.  Matos nécessaire :  Cônes, Panneaux DANGER / bombes de marquage / rubalise / balais / souffleur / barrières vauban, Yann aura du calcaire pour boucher les trous les moins bien placés.
Le PàV et les bouées seront  déjà sur place (acheminement par J3S)  Dimanche : Mise en  place des signaleurs, vélo de fermeture sur XS et S, camion-balai sur M, fermeture du circuit S après dépôt du dernier vélo sécurisation, ramassage des bénévoles et du matériel. Suivi du dernier concurrent à vélo, (camion-balai sur le dernier tour).
Dimanche soir, Récupération et retour des barrières de Dampierre à l’atelier de Yann.

Benoît : Vendredi : 2ème camion au départ de Fleury (à récupérer par Mehdy). Barrières Lorris, barrières Dampierre (3 à 4 personnes : Thierry, Jief, Mathieu)
Brice : Samedi : acheminement et stockage des ravitos. Dimanche : Mise en place des ravitos (arrivée et CàP) : aide au transport (eau, tables) ) Pour le ravito : Christelle +  2 personnes (10h00 - 11h30) 3 personnes (12h00 – 14h00) et 3 personnes sur ravitaillement Arrivée + 3 personnes sur ravito forêt (15h00 – 18h00).
Nico : Samedi : faire ouvrir ses locaux par son frère : date et horaire à déterminer)
Phil : Samedi : Transport matériel, Dimanche : café, podiums, relations avec les élus, presse, etc
François : Samedi : Transport et déchargement  barrières (Dampierre) : 2ème camion. Mise en place du site et du PAV. Dimanche : Responsable parcours vélo (30 à 45 signaleurs)  . Sécurisation des circuits vélo : marquages au sol et nettoyage des virages, souffleurs pour les graviers (voir avec Steph vu avec leroy merlin) ne pas oublier d’identifier et signaler les trous.
Fabrice : Dimanche : Inscriptions, retrait des dossards. (6 personnes mini) + 2 (sacs concurrents ) + 2 ou 3 (marquage concurrents)
Coco : Samedi : Acheminement des 6 canoës.  Dimanche : responsable secteur natation (6 à 8 personnes mini qui iront sur la CàP après, prévoir 2 gilets jaunes au début et au milieu de la sortie à l’australienne)
Séb : Samedi : Mise en place parcours CàP, Dimanche : responsable secteur CàP (8 à 10 personnes : y inclure Nico DC pour aide à l’arbitrage : demande de remise en conformité 300 m avant la ligne d’arrivée (dossards devant). Fourniture 3 VTT pour accompagnement début et fin de course. VTT ouvreur CàP.  (Besoins en matos : Bombe pour marquage au sol, Piquets + rubalise, Cônes de signalisation (dont un à laisser le samedi à Jief), Les panneaux kilométriques, Chouchou ou bolduc au 2ème tour : prévoir 3 ou 4 personnes décalées d’une dizaines de mètres et un panneau.)

Jief: Mise en place PAV, (+Bruno +  4 à 5 personnes), réception bières, sécurisation et bornage parcours vélo avec Yann,  Dimanche : mise en place boucle de pénalité, arbitrage.
Bruno : Samedi : sandwich bénévoles (sauf si préparé par le resto), Mise en place PAV dimanche : accueil des arbitres, arbitrage
Mathieu, Benoit : Vendredi, Samedi : Transport matériel Ingré + matériel Ligue, (3 à 4 personnes) Dimanche : relations VIP, podiums, Briefings de course.
Stéph : Dimanche : coordination bénévoles, médecin de course.
Doc : Dimanche : Responsable sécurité natation, urgences vélo, médecin de course.
Yohan : Thermomètre  natation, sécurité natation, talkies-walkies, GPS,
Pascal C : Corne de brume.
Polo : Samedi et dimanche : Panneautage et signalétique.
Pascal B : 6 Motos :   Isa : (ouverture de course),  copain 1 Angélique,  copain 2 Angélique, Pascal B,  Steph N, Thierry sur 2ème moto de PascalB (transport arbitre fin de course), copain 3 Angélique.

Il reste des postes à pourvoir, des problèmes à régler :
Sacs concurrents : (samedi) QUI ? (4 à 6 personnes)
Numérotage des bonnets. (éviter les doublons)
Plastification des documents officiels à afficher : (QUI ?)
Impressions plaques VTT : voir avec le secrétariat (1er homme, 1er femme, VTT fermeture),
Toujours pas de podium ? Celui qui est au local de la Ligue ne convient pas ?
Transport moquette et matériel entreposés chez Nico: QUI ?
Identification des barrières de différentes provenances (coup de bombe ?)
Floquage 50 TShirts (Décathlon ou running conseil ? (QUI)

Impression 598 dossards par Crédit Agricole (OK ?)
ENVELOPPES
295 en stock, et déjà numérotées sur les 3 formats: MANQUE :
XS: 150
S: 250
M: 450
(attente de réponse EDF)
MATERIEL:
A acheter: 20 marqueurs indélébile noir (numéro bonnet / enveloppe / triathlètes)
A amener: PC + imprimante
A récupérer: pass journée et formulaires d’identification.

Inventaire matériel existant (au local avant le 10 mai : bombes peinture avec couleur plus « flashy », markers, épingles, scotch, liens RILSAN, ficelle, ( pinces, marteaux,  ?...) : QUI ?
Prévoir remplacement ou renouvellement matériel périmé ou usagé : avant le 12 mai. QUI ?


Organisation du weekend :
Vendredi 13 : début d’après midi : Barrières Dampierre +  Réception  et mise en place 50 barrières et  panneaux déviations (services technique Lorris) + peut être matériel chez Phil (idéalement 4 personnes)
Présents : Voir liste vendredi
Vendredi  13 également :  sono, podium (manque toujours). Et le podium qui est au local de la Ligue ?, petits matériels (ingré) Camion Benoit (idéalement 4 personnes)
Voir RDV avec camion Brice si plus de place dans camion benoit
Présents : Voir liste vendredi
Vendredi 13: Chargement ravitaillement avec Brice
          Chargement palette moquettes et balais chez Nico (voir si grande poubelle ?)
Présents : Brice, frère de Nico + 3 ou 4 personnes

Samedi 14 :
-  Aide au déchargement camion Brice (4 à 5 personnes) Mise en place du site, déroulement moquette, sono, arche… (toutes les personnes présentes)
-Montage du PAV (fin de matinée, rendez vous des forces vives à préciser)
-Réception bières 11h.
-Balisage des circuits, marquages des endroits délicats, implantation des signaleurs, balayage…
-Mise en place discrète des barrières aux intersections importantes
-Dépose des panneaux de déviation qui seront relevés le dimanche matin
-Une dizaine de barrières présentes à Coudroy (local derrière la mairie) pour sécuriser la traversée du village.
-Finalisation de la gestion des bénévoles (reconnaissance des parcours, indispensable)
-Préparation du secrétariat (pack course) Laurent, Fabrice en relation avec Alexis
-Mise en place de la signalétique sur site (Polo)
-Mise en place des circuits CAP,  et boucle de pénalité. (cône à prévoir à 200m du panneau)
(voir si rubalise suffisante en quantité, aiguillage des participants important : sur le retour personne ne doit rentrer par le camping….., implantation des bénévoles…)

Dimanche 15 :   RENDEZ VOUS A 07H00  
(arbitres convoqués à 07H30)

-Mise en place du plan d’eau (Bateau, canoës, bouées….) Coco, Yoan, Guy
-Prévoir GPS pour la mise en place
-Montage final aire de transition 1, aire d’arrivée
-LES SIGNALEURS DEVRONT ETRE PRESENTS SUR LES CIRCUITS 15’ AVANT LE DEPART DE CHAQUE COURSE (GILET JAUNE OBLIGATOIRE)
-RASSEMBLEMENT DES BENEVOLES 01H00 AVANT CHAQUE COURSE POUR CONSIGNES
-Montage Sono (Greg)
-Mise en place des moyens Radio (Yo et Doc)
-Accueil des secours (Doc)
-Briefing PROTIMING (Mathieu).

-COURSE XS  à 10H00
-COURSE S à 12H00
-COURSE M à 15H00

Remise des récompenses entre chaque course

-Le dimanche soir : la même chose mais à l’envers……besoin de monde tard dans la nuit….merci


Bonne lecture à tous, et... Y'a plus qu'à!!!
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doc fish
Mega tchatcheur
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Nombre de messages : 1777
Localisation : avec Jeanne d'Arc
Date d'inscription : 04/02/2005

MessageSujet: Re: Récapitulatif organisation et déroulement   Jeu 5 Mai - 20:29

Il n'y a pas de "S" à Doc... donc je n'ai pas compris à qui tu t'adressais...
Je suis présent le samedi après midi pour faire les sacs et je couvrirai le S et le XS mais absent pour le M. Il faut que je prépare tout mes affaires pour départ en avion tôt le lendemain matin
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