CR réunion bureau du LOT pour 2015

Procès verbal : Réunion du comité Directeur du 17 Octobre 2014:

Présents : Benoît LEMAIRE (président), Mélissa CHOULEYSKO (trésorière), J. François TOUZE (secrétaire), Mathieu BADELIER, Valérie MORELLE, Arnaud MORELLE, Philippe MAHO, Alexis CHENU, J. Claude BAUCHET, Sébastien DOISNEAU, Magali DOISNEAU, François LEFEVRE, Stéphane LOY, Brice DENIS , (membres).
Ordre du jour: -Modification des membres du bureau.
-Rapport moral et bilan 2014.
-Projets 2015.

-Les membres du comité directeur acceptent la démission de notre trésorier M. Fabrice DURAND (mutation professionnelle) et l'en remercient pour son travail durant toutes ses années.

-Il est alors procédé à une nouvelle élection pour le poste de trésorier:
Melle CHOULEYSKO Mélissa est élue

-Les statuts de l'association devront alors être mis à jour et la préfecture informée.

-Siège Social et composition du nouveau bureau voir document annexe.

-Echanges et débats autour de l'organisation d'une nouvelle manifestation sportive en 2015.

Run and Bike, ile Charlemagne : Bilan 2014 et projet 2015 :
Succès indéniable, cette première édition a réuni près de 450 participants sur le site ensoleillé de l’ile Charlemagne. Epreuve support du challenge jeune de la région centre avec le plus grands nombres de licenciés (FFTRI) représenté.
Une occasion unique de réunir spécialistes de la course à pieds, spécialistes du triathlon et tous publics.
Fort de ce succès, l’épreuve sera reconduite le 15 février 2015. Nous pouvons compter sur le partenariat de la ville d’Orléans qui assurera la partie logistique.
Les formats de courses resteront les mêmes avec 3 départs prévus, et la prise de vélos se fera sur la plage.

Triathlon de l’Étang des Bois : Bilan 2014 et projet 2015 :
Le dimanche 18 mai 2013, environ 500 participants réunis sur trois formats de courses ont donc participé à la seconde édition du « triathlon de l’étang des bois » situé sur la commune de Vieilles maisons sur joudry.
Après une première édition timide, cette seconde édition semble avoir passé un cap. Enormément de demandes d’inscriptions n’ont pu aboutir, beaucoup de triathlètes franciliens mais aussi des régions voisines, nous noterons aussi la présence de quelques triathlètes professionnels.

De quoi satisfaire les élus locaux, le comité des fêtes de vieilles maisons, sans oublier nos 70 bénévoles sans lesquels rien n’est possible. Un grand merci à eux.

Gros succès donc, sur un site toujours aussi agréable et favorable à la pratique de notre sport.

La date retenue pour la troisième édition est le Dimanche 17 mai 2015 (WE de l’ascension).
Comme en 2014 l’épreuve format « S » sera support du Championnat Régional et sélectif D3.
- Sécurité de l’épreuve S : Les inscriptions seront limitées à 200 concurrents. Mathieu propose de modifier le circuit vélo (3 boucles de 6 km)
- Afin d’agrandir le Parc à Vélos et d’accueillir plus de monde sur l’épreuve format « M », il est proposé de l’installer sur la partie en herbe à gauche avant l’entrée du camping.
Autres modifications : Le village expo et l’aire d’arrivée seront décalés à l’emplacement de l’ancien Parc, ce qui dégage plus de place et rend la course plus lisible.
Mathieu propose un nouveau circuit vélo (2 boucles de 20 kms qui éviteraient Lorris) à l’étude aussi un nouveau parcours pédestre sous forme d’une boucle en forêt.
A valider lors du prochain stage sur place avec les jeunes.

Investissements projet 2015 :

- Lots concurrents plus attractifs (chacun doit y réfléchir pour la prochaine réunion, mais des idées sont déjà retenues : tapis de sol, gobelet individuel donné à chaque concurrent au ravitaillement final, (à mettre en avant dans le cadre du développement durable).
- T Shirts bénévoles dans une couleur facilement repérable (voir avec nos partenaires ou trouver un financement).
- Nouveau jeu de bonnets de bain, nouveaux dossards. (Nouvelle banque, dossier en cours)
- JF rappelle que s’il y a deux dossards avec 2 sponsors différents, ils doivent être tous les deux portés (Cf RG)
- Refaire une signalétique, en particulier sur le site : inscriptions, retrait des dossards, entrée et sortie parc à vélos, départ natation, douches, WC, buvette…etc faire le point avec le stock chez Nico et au local LOT.
- Ambiance musicale : solliciter les jeunes pour le choix des musiques. Ne pas oublier la SACEM. Il y aura 6 HP au lieu de 4 l’an dernier. Prévoir musique au départ, pendant les courses et pour les cérémonies protocolaires.
- 2 arches seront à notre disposition (Pro-timing et ligue).
- Prévoir un site d’arrivée plus clinquant (nommer un responsable)

Inventaire de nos ressources actuelles

Local : 8 rue A. Lavoisier à Ingré à réaménager. (pose d’étagères, rangements)
Benoît et JF veulent bien s’en charger.

Partenaires :

Un magasin d’articles de triathlon basé à Tours nous a contactés. Autres partenaires à démarcher pour les lots, la logistique, les ravitaillements ….prévoir emplacements sur le site : Endurance shop (run and bike) à démarcher et Sport 2000 (tri).
Penser à solliciter M. GENTY (père de Thomas) qui peut avoir des barres de céréales.

Communication :

L’idée et de développer et d’améliorer celle-ci, de filmer les parcours et les sites, de réaliser un « teasing » et utiliser les moyens modernes de communication, réseaux sociaux etc….et ce pour toutes nos manifestations.
Bien plus que la mise en avant de nos organisations c’est aussi un support énorme pour d’éventuels partenaires.


Répartition des tâches :

- Barrières : François (comptage, mise en place, retrait)
- Déviation (si nécessaire) ??
- Communication : Maxime, Alexis, Mathieu.
- Reconnaissance des circuits vélo et repérage des postes (bénévoles et sécurité) : Jean François (arbitre aussi)
- Aspect commercial : Phil, Brice.
- Responsable Natation : Coco
- Responsable PàV + signalétique site et course : Polo.
- Responsable CàP (Mesure, balisage du circuit) :Séb
- Responsable bénévoles sur parcours vélo : Stéph.
- Récompenses et aire d’arrivée: Phil
- Radios, talkies-walkies et liaison avec les secours : Yohann.
- Sonorisation du site : Pierre Chevallier, Benoit.
- Speaker : Greg (à confirmer)
- Chronométrie : Alexis.
La prochaine réunion est fixée au D. 7-12 après-midi à Saran.

En semaine 50, réunion indispensable dans le calme, on y va ou pas?

les dates possibles à venir

On évite lundi... et aussi jeudi, si possible. Merci.

papoule a écrit:

En semaine 50, réunion indispensable dans le calme, on y va ou pas?

les dates possibles à venir

Je n'irai pas aux réunions, mais tu peux compter sur moi le WE complet ou si coup de bourre avant.

ok
possibilités S50
lundi 17h30 - 20h00 après j'ai piscine
mardi 17h30 - 18h00 après j'ai un RdV éventuellement décalable
mercredi 17h30 - 20h00
jeudi 17h30 - 20h00
vendredi 14h00- 20h30

Bonjour à tous,

Réunion souhaitée fortement jeudi 11 décembre 2014 salle de la piscine de Saran (Possible Mathieu?)
de 18h à 19h30 dans le calme......19h45' départ piscine.....

-Avancement Bike and Run du 15 février 2015 reste des choses à mettre en place...
-Début des hostilités Triathlon étang des bois


Présence des responsables de poste souhaitée

Merci à tous
Benoit

ok

présent

OK

Présent mais sûrement en retard car 18h00 = Trop tôt

Bisous, steph

Désolé, pas possible pour moi.

ATTENTION, réunion salle JL Théophile de la Halle des sports de Saran

Réunion du Comité Directeur le 11-12-2014
Présents : Benoît, Mathieu, Phil, François, Sébastien, JF, Maxence GOUAR (invité)

1) Bike and Run :
Mathieu présente les parcours avec les modifications prévues pour les poussins (2 petites boucles au lieu d’une grande) et Minimes à Master (Allongement de la boucle et prise des vélos sur la plage). En plus des courses Avenir, il y aura 3 vagues de départs, espacées de 10’ : Vague Rose, vague Mixte, Vague Hommes (Minimes à Vétérans)
Partenariats : Freecycle : nous proposons une dotation à l’ASFAS sous forme de mécénat, en échange de l’achat de lots concurrents pour la même somme, et Protiming (chronométrage offert). Ville d’Orléans : barnums, Ligue : récompenses challenge Jeunes.

Postes :
-Médecins de course : Stéph et Olivier Baert.
-Balises de secours + Radios, Talkies Walkies : Yohan
-Ravitaillement coureurs : Brice.
-Buvette avec crêpes, gâteaux, boissons chaudes : Voir avec les parents
-Responsable signaleurs : Benoît
-Impression des plans : Coco et Phil
-Signalétique et panneautage : Polo. Il est demandé à Polo de confectionner des panneaux « Vestiaire H » et « Vestiaire F ».
-Récompenses, coupes (18 lots en deux exemplaires) : Phil.
-Préinscriptions : Mathieu.
-Speaker : Dominique FRIZZA.
Après un échange de vues sur la nouvelle RG, il n’est pas prévu de faire de réserves à l’usage de caméras embarquées. Au niveau des banderoles, privilégier LEROY-MERLIN, en particulier sur le visuel « ligne d’arrivée ».

2) Triathlon de l’Etang des Bois :
Jief enverra un mail de rappel à chaque responsable de secteur .
Parmi les présents :
-François : Barrières (dont une soixantaine sur le parcours cycliste)
-Stéph : Gestion des bénévoles sur le parcours vélo (Benoit va envoyer les coordonnées de Mme LEROY responsable du comité des fêtes, voir si bénévoles possible sur place)
-Coco : Parcours natation et plage
-Séb : Parcours CàP
-Phil : Récompenses et aménagement de l’aire d’arrivée

Phil fera un courrier aux communes concernées par la déviation le matin (parcours XS et S).
Les riverains seront avertis par tract dans les boites aux lettres et sollicités pour être signaleurs.

Mathieu présente l’affiche et le flyer.

Après discussion, les tarifs 2014 sont maintenus. Les 1ers de chaque catégorie seront récompensés : Paniers garnis pour les Seniors et Vétérans/ Coupes pour les Mi Ca JU (H et F)

Lot concurrents : Benoît propose une visière (coût entre 3 et 5€) soit 450 pour le M et 250 pour le S. L’idée de bracelet à clés et de brassard à téléphone sont également évoqués. Il faudrait également trouver un logo de l’épreuve et travailler l’ambiance musicale.

Fin de la réunion à 20h 30.

Compte rendu de réunion : comité directeur du LOT (Vendredi 17-04-15 à 18h)
Membres présents : Mathieu, Benoît, Brice, Fabrice, François, J-François, Mélissa, Stéph, Séb.
Excusés : Phil, Bruno, AMV.
Ordre du jour : Bilan des actions déjà effectuées, organisation des tâches samedi 16 et répartition des rôles dimanche 17-05-15.
Déjà fait :
Commandes Ligue (bouées, sono, speaker : Greg DELPOUIS, parc à vélo)
Tenues bénévoles (T Shirt rose fluo) et lots concurrents (visière)
Récompenses, courriers divers, contacts avec les mairies pour la mise en place des déviations, obtention d’un podium : (Phil MAHO s’en est occupé)
Secours : les pompiers seront sur place. (prestation gratuite pour le compte de la commune)
Réservation de deux barnums.
A faire avant le 16-05 : Avertir les riverains par tract (Mathieu BADELIER et les jeunes pendant le stage de Pâques). Avertir les pêcheurs par panneaux (Etang du Gué des Cens). Programmer une sortie cycliste de reconnaissance des parcours (Lundi 27 après-midi : horaire à définir). Avertir une 2ème fois les riverains du lotissement (semaine du 11 au 16 mai)
Samedi : Benoît ira chercher 100 barrières à St Denis de l’Hotel pour le marquer les limites du parc et les arrivées natation et départ vélo et CàP. Retour prévu vers 8h30. Début du montage du parc dès l’arrivée des premières barrières. Responsable du parc samedi : Bruno LOTTIN. Responsable du parc dimanche : François LEFEVRE.
Monter 18 barres par rangée et 5m d’espace entre chaque rangée. Plan : voir diaporama. Le sol est en herbe donc pas de moquette à prévoir. Moquette à poser sur T1 et aire d’arrivée.
Réceptionner les palettes de ravitaillement apportées par Brice.
Balisage du parcours : 50 barrières sont fournies par Lorris. 10 autres barrières sont disponibles dans un local à Coudroy. S’il y a suffisamment de barrières, celles qui ne serviront plus à l’issue du S ne seront pas réutilisées sur le M.
Bonnets : Certains bonnets actuellement en stock sont à effacer et renuméroter. Jief se propose mais il est décidé que ce travail sera fait samedi 16 lors de la réalisation des sacs concurrents.
Le matériel de compétition (puce, dossards, plaque vélo, bonnet), sera remis aux concurrents dans une enveloppe.
2 barnums à monter. Il manque un barnum pour les kinés.
Prévoir les repas des bénévoles (sandwiches avec ½ baguette)et des arbitres : BRUNO
Le marquage au sol des parcours sera effectué par Cyril.
Panneautage des circuits : Polo BLANVILLAIN (vélo) et Séb DOISNEAU (CàP) : attention au balisage de la sortie du camping afin d’éviter que les concurrents fassent fausse route. Il n’y aura pas de ravitaillement au demi-tour du circuit XS et S (sauf très grosse chaleur). Prévoir un pointage des concurrents et une matérialisation du demi-tour (cônes, fléchage)
Dimanche :
Jief TOUZE mettra en place la boucle de pénalité vers 8h (1 cône + panneau)
Rappel des parcours :
10h : Triathlon XS , 2 boucles vélo, 12 km, 150 participants attendus. La circulation des véhicules se fera uniquement dans le sens de la course. Déviation : Voir dossier technique.
12h : Triathlon S , 3 boucles vélo, 18 km, 250 participants attendus. La circulation des véhicules sera INTERDITE DANS LES DEUX SENS de 12h à 14h. Déviation : Voir dossier technique.
15h : Triathlon M , 2 boucles vélo, nouveau parcours, 40 km, 450 participants attendus. La circulation des véhicules se fera uniquement dans le sens de la course. Déviation : La déviation du matin restera en place. Les signaleurs du poste 2 pourront éventuellement dévier les véhicules allant sur Lorris vers la rue de la Ruche (tout droit) dans le respect de la sécurité des cyclistes.
Fin de réunion à 20h